SCRITTURE OBBLIGATORIE

SCRITTURE OBBLIGATORIE

Si chiamano scritture obbligatorie quelle scritture che devono essere tenute obbligatoriamente dall'impresa in quanto previste da una norma giuridica.

CODICE CIVILE

Nel Codice civile, a stabilire quali sono le scritture obbligatorie per l'impresa è l'art.2214.

Tale norma si applica agli imprenditori che esercitano un'attività commerciale, in altre parole a tutti gli imprenditori ad eccezioni di quelli che esercitano un'attività agricola.

Due sono le scritture obbligatorie secondo il Codice civile:

• il libro giornale;
• il libro degli inventari.

A questi due registri si aggiungono le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa.

Inoltre, vanno conservati ordinatamente per ciascun affare:

• gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute;
• le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

Queste norme non si applicano ai piccoli imprenditori.

LIBRO GIORNALE

Il contenuto del libro giornale stabilito nell'art.2216 del Codice civile, il quale prevede che il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa.

Come abbiamo avuto modo di dire il libro giornale è:

• una scrittura cronologia, in quanto riporta le operazioni aziendali in ordine di data;
• una scrittura complessa, perché raccoglie i dati relativi all'intera gestione permettendo la determinazione del reddito dell'esercizio e del patrimonio esistente al termine dell'esercizio.

LIBRO INVENTARI

L'art.2217 stabilisce che l'inventario deve redigersi all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, e deve contenere l'indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all'impresa, nonché delle attività e delle passività dell'imprenditore estranee alla medesima.

L'inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite il quale deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite. Nelle valutazioni di bilancio l'imprenditore deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni, in quanto applicabili.

L'inventario deve essere sottoscritto dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.

TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI

L'art. 2215 del Codice civile precisa che il libro giornale e il libro inventari devono essere numerati progressivamente. Essi non sono soggetti a bollatura né a vidimazione.

L'art.2215-bis prevede che i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

L'art.2219 stabilisce che tutte le scritture debbano essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.

CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI

Le regole circa la conservazione delle scritture contabili sono fissate dall'art.2220 del Codice civile.

Tale norma prevede che le scritture contabili debbano essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Le scritture e i documenti possono essere conservati sotto forma di registrazione su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

SCOPO DELLE SCRITTURE CONTABILI

Scopo delle scritture contabili obbligatorie secondo il Codice civile, è quello di permettere la ricostruzione delle operazioni aziendali nell'eventualità:

• che si verifichino contrasti tra l'azienda e i terzi;
• che sia necessario accertare le responsabilità dell'imprenditore o degli amministratori.

ALTRE SCRITTURE OBBLIGATORIE

Altre scritture obbligatorie sono previste:

• dal Codice civile nel caso delle società di capitali. Esempio: il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee; il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione; il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale; ecc..;
• da leggi in materia di lavoro per le imprese che hanno dei dipendenti. Esempio: il libro unico del lavoro, il libro degli infortuni sul lavoro, ecc..;
• da leggi tributarie. Esempio: il registro delle fatture emesse, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, ecc..