DOCUMENTI ORIGINARI

DOCUMENTI ORIGINARI

I dati che vengono rilevati nelle scritture provengono dai documenti originari.

Con questa espressione si intendono dei documenti che sono compilati nel momento stesso in cui sono compiute le operazioni aziendali.

Esempio: sono documenti originari i contratti di vendita e di acquisto; le fatture di vendita e le fatture di acquisto; i documenti di trasporto che accompagnano le merci; le bollette del telefono, del gas e della luce; i libretti di c/c bancario; le ricevute, ecc..

REDAZIONE DEI DOCUMENTI ORIGINARI

I documenti originari hanno forma e contenuto molto vario che dipendono, tra le altre cose, anche dal tipo di attività che viene esercitata dall'azienda, dalle sue dimensioni e dalla sua struttura organizzativa.

Possono essere redatti manualmente oppure al computer. Spesso sono compilati riempiendo dei moduli prestampati.

Inoltre, i documenti originari, possono essere redatti:

• all'interno dell'impresa. Esempio: fatture di vendita, preventivi fatti ai clienti, ricevute emesse a favore di terzi, ecc..;
• da terzi. Esempio: fatture di acquisto, preventivi dei fornitori, ricevute rilasciate all'azienda da terzi, ecc..

FUNZIONI DEI DOCUMENTI ORIGINARI

I documenti originari possono avere funzione:

• di prova, cioè provano il modo in cui una certa operazione di gestione è avvenuta. Esempio: una fattura di vendita prova le condizioni praticate ad un cliente per una determinata vendita; un contratto relativo all'acquisto di un bene immobile prova le condizioni di acquisto; gli assegni, le cambiali, le ricevute bancarie provano il pagamento o la riscossione di debiti o crediti;
• di autorizzazione, nel senso che autorizzano il compimento di determinate operazioni all'interno dell'impresa. Esempio: gli ordini di pagamento o mandati autorizzano il cassiere ad effettuare un dato pagamento a favore di terzi; gli ordini di riscossione o reversali autorizzano il cassierea riscuotere una certa somma di denaro da un terzo; le bollette di carico e scarico del magazzino autorizzano l'entratao l'uscita di merce dal magazzino;
• di memoria, cioè servonoa ricordare l'esecuzione di alcune operazioni aziendali per permette di effettuare eventuali controlli. Esempio: gli estratti conto permettono di controllare tutte le operazioni concluse sul c/c bancario; le matrici degli assegni ricordano gli assegni emessi, i loro importi, l'uso fatto di tali assegni;
• di appoggio per le rilevazioni aziendali. Questi documenti sono la forma più elementare di rilevazionee su di esse si basano tutte le successive rilevazioni aziendali. Per questa ragione, i documenti originari sono chiamati anche pezze di appoggio o giustificativi. Esempio: le fatture emesse vengono registrate sul registro delle fatture emesse, le fatture di acquisto vengono registrate sul registro degli acquisti, ecc..

In molti casi i documenti originari hanno anche rilevanza giuridica e fiscale. Esempio: un contratto di vendita ha rilevanza giuridica. Una fattura emessa ha rilevanza fiscale poiché essa è necessaria per l'applicazione dell'IVA.