IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

I DATI

All'interno dell'azienda vi è la necessità di prendere delle decisioni. Ad esempio: da quali fornitori acquistare, quali beni produrre, a che prezzo vendere i propri prodotti, quali investimenti effettuare, ecc...

Affinché le decisioni siano prese in modo adeguato necessario procedere alla raccolta di dati. Esempio: dobbiamo acquistare una certa materia prima. Abbiamo bisogno di sapere chi sono i fornitori presenti sul mercato, a quali prezzi vendono, quali sono le caratteristiche qualitative di ciò che vendono, che condizioni applicano per il trasporto, il pagamento, e così via.

Questi dati, a seconda dei casi, possono provenire dall'interno dell'azienda o dall'ambiente esterno. Esempio: dobbiamo acquistare delle materie prime. La decisione di acquisto richiede la conoscenza:

• di alcuni dati interni, come le caratteristiche tecniche che deve avere la materia da acquistare, gli stock di scorte presenti in magazzino, ecc..;
• di dati esterni come, i prezzi praticati dai fornitori, le altre condizioni di vendita applicate, l'affidabilità dei fornitori, ecc..

INFORMAZIONI

In alcuni casi le notizie raccolte sono già utili così come sono. Esempio: l'impresa ha saputo che un'azienda concorrente ha deciso di ampliare la propria offerta di prodotti alla clientela.Questa notizia è già utile all'impresa così com'è.

Nella maggior parte dei casi, però, i dati raccolti devono essere elaborati in modo da ottenere delle informazioni. In altre parole il dato deve essere trasformato in una informazione utile per l'azienda.

Esempio:

dati: 25,00 € al kg - fine mese data fattura - Bianchi

informazione: il fornitore Bianchi applica un prezzo di 25,00 euro al kg. Pagamento a fine mese data fattura.

CARATTERISTICHE DELLE INFORMAZIONI

Affinché le informazioni siano effettivamente utili per l'assunzione delle decisioni devono essere:

• complete, devono cioè fornire al destinatario un quadro esauriente;
• pertinenti, cioè attinenti ai soli aspetti che interessano i soggetti a cui sono destinate;
• chiare, cioè comprensibili;
• sintetiche, cioè non eccessive, ma essenziali;
• tempestive, ovvero tali da pervenire agli interessati in tempi utili, dato che le situazioni interne ed esterne sono soggette a cambiamenti, a volte anche molto repentini.

SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

Il sistema informativo aziendale è un sottosistema aziendale costituito:

• dai mezzi;
• dalle procedure;
• dagli strumenti;
• dalle persone;

che, raccolgono i dati relativi all'azienda e all'ambiente e li trasformano in informazioni.

DESTINATARI DELLE INFORMAZIONI

Le informazioni ottenute dal sistema informativo sono destinate:

• agli organi aziendali che, sulla base di esse, assumono le decisioni relative all'azienda;
• agli stakeholder, cioè a quei soggetti interessati, per varie ragioni, a conoscere l'andamento dell'azienda.

  Il termine stakeholder significa portatori di interessi ed indica tutte quelle personeo quegli organismi che sono in qualche modo interessati alle vicende dell'impresa. Esempio: clienti, fornitori, lavoratori dipendenti, azionisti, fisco, ecc..

  Le comunicazioni esterne effettuate dall'azienda possono essere:

  • obbligatorie, cioè imposte dalla legge alle aziende;

  • facoltative, nel caso in cui l'impresa integri le comunicazioni obbligatorie con altre informazioni utili per gli stakeholder.

INFORMAZIONI E DECISIONI AZIENDALI

L'informazione dovrà presentare delle caratteristiche tali da poter essere utile a chi deve assumere le decisioni. Così, ad esempio, le informazioni fornite ai vertici dell'azienda devono essere sintetiche e avere una frequenza non molto elevata, mentre le informazioni per gli organi operativi devono essere maggiormente analitiche e più frequenti.

Una volta che l'organo aziendale competente ha assunto la decisione, questa servirà per intraprendere le conseguenti azioni.

Successivamente è necessario effettuare un controllo per verificare che l'azione intrapresa abbia permesso o meno di conseguire gli obiettivi. Nel caso in cui questi non dovessero essere stati raggiunti bisognerà adottare delle azioni correttive o rivedere gli obiettivi, qualora dovessero essere stati fissati degli obiettivi concretamente irraggiungibili.

I risultati conseguiti costituiscono, a loro volta, dei nuovi dati da elaborare per ottenere nuove informazionie così via.

Esempio: un'impresa che si occupa di vendita al dettaglio valuta la possibilità di aprire un secondo negozio. Essa dovrà raccogliere informazioni utili per capire, ad esempio, dove localizzare il negozio, la presenza di eventuali concorrenti, l'esistenza di una adeguata domanda del mercato, la disponibilità di manodopera, ecc.. Sulla base di queste informazioni l'azienda decide di effettuare l'apertura del negozio. Dalla decisione scaturiscono una serie di azioni da intraprendere (affitto di nuovi locali, acquisto di attrezzature, ricerca ed assunzione del personale, richiesta delle autorizzazioni necessarie, ecc..). Successivamente occorre controllare che gli obiettivi prefissati siano stati raggiunti ed eventualmente quali sono state le cause del loro mancato conseguimento in modo da adottare le azioni correttive necessarie.

SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO

Abbiamo detto che le informazioni devono essere tempestive, poiché le situazioni aziendalie quelle dell'ambiente esterno si evolvono e questa evoluzione avviene, a volte, in tempi molto rapidi.

Questa necessità ha portato le aziende ad abbandonare le tecniche di elaborazione manuale dei dati per passare ad una loro elaborazione elettronica grazie all'impiego dei computers. In questo modo, una quantità notevole di dati può essere elaborata in tempo reale.

Inoltre, l'impiego dei computers, ha consentito di avere sistemi informativi caratterizzati da uno scambio di informazioni tra tutti i vari settori della struttura organizzativa. In altre parole ogni settore dispone di tutti i dati e le informazioni di cui dispongono anche gli altri settori: tali sistemi informativi sono detti sistemi informativi integrativi.

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